Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (Kajian Terhadap Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis pada Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”, Jakarta dan Universitas Padjadjaran, Bandung)

Abstract

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip merupakan salah satu dari empat pedoman yang diperlukan dalam proses pengelolaan arsip dinamis. Keberadaannya diperlukan sebagai pedoman para pengelola arsip dalam memberikan layanan akses terhadap arsip dinamis.  Merujuk pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis milik Universitas Pembangunan Nasional (UPN) “Veteran” di Jakarta dengan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis milik Universitas Padjadjaran (Unpad) diketahui bahwa kedua perguruan tinggi negeri tersebut menggunakan metode yang berbeda. UPN “Veteran” di Jakarta menyatukan Klasifikasi Arsip dengan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis ke dalam satu peraturan rektor. Sementara itu Klasifikasi Arsip dengan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis milik Unpad dipisah dalam dua peraturan rektor. Metode penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan melakukan analisis terhadap peraturan rektor kedua perguruan tinggi negeri tersebut tentang bagaimana peraturan rektor melindungi fisik dan isi informasi dinamis yang mereka ciptakan agar tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. Tujuan dari penelitian ini adalah agar masyarakat khususnya masyarakat perguruan tinggi dapat mengetahui dan melaksanakan penyusunan peraturan perguruan tinggi khususnya tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, serta mengimplementasikannya. Penelitian ini menggunakan pendekatan kearsipan. Hasil penelitian menunjukkan, bahwa (1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses arsip diatur oleh masing-masing perguruan tinggi berdasar perundang-undangan kearsipan serta perundang-undangan kearsipan perguruan tinggi, tetapi substansinya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perguruan tinggi; (2) substansi klasifikasi keamanan dan akses arsip pada kedua perguruan tinggi negeri tersebut telah merujuk pada peraturan yang telah ditetapkan dalam peraturan menteri yang mengkoordinasi perguruan tinggi di Indonesia.