Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa

Abstract

Kegiatan pengelolaan arsip dinamis yang dilaksanakan oleh semua instansi atau organisasi, baik pemerintah maupun swasta, ataupun perseorangan, merupakan sebuah kegiatan yang pasti akan terus dilaksanakan, yang dimaksudkan untuk dapat menunjang kegiatan lain jika diperlukan. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mengetahui cara pengelolaan arsip dinamis yang dilaksanakan di Kantor Kelurahan Pojoksari. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan metode kualitatif dan teknik pengumpulan datanya adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Informan terbagi menjadi informan utama dan kunci, dengan total informan berjumlah lima orang. Metode analisa data dengan cara reduksi, penyajian, dan pengambilan kesimpulan, dan verifikasi data. Hasil penelitian menunjukkan pengelolaan arsip dinamis dimulai dengan penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, dan penyusutan. Proses penciptaan dimulai dengan pencatatan arsip pada buku agenda dan pembuatan kartu disposisi untuk dapat ditinjau oleh Lurah. Pemeliharaan dan penggunaan diserahkan dan dilaksanakan oleh masing-masing bagian. Proses penyusutan selama ini belum pernah dilaksanakan, baik pemindahan ke Lembaga Kearsipan Daerah maupun kegiatan pemusnahan arsip. Dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis, ditemui hambatan yang berupa kekurangan jumlah sumber daya manusia, serta waktu, kemampuan, dan pengetahuan kearsipan yang terbatas. Upaya yang telah dilaksanakan untuk mengatasinya adalah dengan melanjutkan hal-hal yang sudah menjadi kebiasaan terlebih dahulu, akan tetapi dengan tidak menutup kemungkinan bahwa di masa yang akan datang dapat dilaksanakan peningkatan mengenai kemampuan serta pengetahuan kearsipan, juga memiliki waktu yang tersendiri untuk mengelola arsip dinamis yang dimiliki